Есть люди, которые считают, что разработка номенклатуры дел – это ненужное мероприятие. Мол, хранение документов ничего не даёт, кроме большого количества ненужной бумаги. Однако это не так. Документы, которые накопились за годы работы предприятия, это не только собственность его владельцев. Они должны храниться и не теряться. В КоАП есть статья 23.37, где чётко прописано наказание за утрату документов, незаконное избавление от них. В качестве наказания в Беларуси практикуются штрафные санкции — в пределах от десяти до тридцати базовых величин.
Чтобы документооборот на предприятии вёлся так, как надо, а накапливающаяся документация хорошо хранилась, не обойтись без разработки номенклатуры дел, проводимой Отделом по г. Гомелю и Гомельской области ООО «Бухгалтерские технологии». Номенклатура дел наделена такими функциями, как:
- Указание главных направлений в работе любого предприятия, учреждения или организации.
- Схема разграничения исполнительной документации по тематическим группам (делам).
- База, с помощью которой дела и документы индексируются.
- Указание сроков максимально возможного хранения каждого дела.
- Схема образования картотеки в варианте справочника на бумаги из делопроизводства организации, её архива.
- Основа для подготовки описей дел, которые надо хранить постоянно или временно (но не менее десяти лет).
- Учётный документ в архиве предприятия, где можно сохранять его временно (включительно до десяти лет).
Ошибки в разработке номенклатуры дел
Проводить разработку номенклатуры дел непросто, так как сам процесс в достаточной степени трудоёмкий. Любой этап её разработки может проводиться с ошибками, начиная с подготовки и завершая подписанием, согласованием и утверждением. Оформлять номенклатуру тоже непросто. При всём бухгалтеры не должны упускать из виду специфику работы с документацией электронного характера. Она оказывает влияние и на процесс формирования номенклатуры дел.
К частым ошибкам, встречающимся в разработке описи, относят:
- определение с составителем. Во всех организациях, учреждениях номенклатура составляется как на дела всей структуры (её ещё именуют сводной), так и на дела каждого её подразделения;
- сроки работы. Они не всегда соблюдаются. Составление описи дел проводится каждый год. И к началу нового года она должна иметь необходимые подписи, быть согласованной с определёнными структурами и утверждённой к первому январю. Что касается даты старта работ по её формированию, то здесь чёткого регламента нет. На дату оказывают влияние сложность предприятия и имеющиеся у него функции;
- невнимательность при включении дел в номенклатуру или же наоборот – выключении из неё. В ней не место Национальному реестру правовых актов Беларуси, а также другим сборникам актов нормативно-правового характера, печатных изданий в виде информационных листов, журналов реферативного плана, бюллетеней, справочников и других. Не должно быть там указателей, а также других документов вспомогательного плана;
- неверное заполнение графы № 2, где прописывается название конкретного раздела, заглавие всего дела или его части. В заголовке каждого дела необходимо отражение состава, а также содержание вошедших в дело документов. Краткость, конкретность, воспринимаемость читателями – таким должен быть в деле заголовок;
- ошибки в систематизации заглавий дел в самом разделе. Сам процесс проводится не в произвольной форме. Существуют специальные акты нормативно-правового направления, которые и определяют то, как должна вестись систематизация заглавий;
- погрешности при заполнении четвёртой графы, касающейся сроков сохранности документации. Чтобы точно определить время хранения документации, работают с Перечнем документации типового характера. Неважно, каков вид имеет носитель ценной бумаги – Перечень обязаны соблюдать все.
Случаи обращения в Отдел по г. Гомелю и Гомельской области ООО «Бухгалтерские технологии»
В конце года на предприятиях, в учреждениях начинается горячая пора – составление номенклатуры дел на будущий год. Это может быть как актуализация прежней документации, так и создание нового варианта. Процессы должны выполняться опытными бухгалтерами, экономистами, имеющими высокую квалификацию и не допускающими просчёты в работе. Если есть необходимость в разработке номенклатуры дел, то её смело можно доверить сотрудникам Отдела по г. Гомелю и Гомельской области ООО «Бухгалтерские технологии». В нашей компании разработку заказывают тогда, когда требуется:
- систематизация. Делается указание названий дел и сроков их хранения;
- создание подобия архива, чтобы комплектование документации было выполнено надлежащим образом;
- передача дел на временное и постоянное хранение с учётом их в документообороте;
- осуществление других манипуляций.
Иногда на предприятиях, в учреждениях организуется информационно-поисковая система для оперативного поиска тех или иных данных. В этом случае тоже заказывают разработку номенклатуры дел.
Этапы осуществления разработки номенклатуры
Сперва необходимо определиться с документами, которые потом войдут в номенклатуру. Далее предстоит:
- составить список наименований;
- разработать классификацию, где дела будут расположены по чёткой схеме;
- определиться со сроками хранения дел, установить их индексы;
- окончательно оформить номенклатуру.
Наша помощь в оформлении
Номенклатура дел должна быть оформлена соответствующим образом, а не в произвольной форме. Для начала работы берётся специальный бланк, который утверждён для конкретного предприятия. Можно воспользоваться и типовым бланком. далее оформление выглядит так:
- проставление номеров дел в первой графе. Порядок нумерации — валовый;
- перенос из баз данных и различных карточек заголовков во вторую графу;
- третья графа сначала не затрагивается. В неё вносятся итоговые по календарному году данные. Прописывается количество разделов или томов, которые заведены в ходе делопроизводства за конкретный промежуток времени;
- этап согласования. Проводится как минимум один раз в пятилетие совместно с местным архивом;
- руководитель организации, предприятия или учреждения издаёт приказ об утверждении документа.
Что даёт обращение в Отдел по г. Гомелю и Гомельской области ООО «Бухгалтерские технологии»?
Чтобы разработка номенклатуры дел прошла успешно, требуется грамотно проанализировать и подобрать нужный перечень документов. Выполнить это под силу только опытным специалистам, иначе вышеназванные этапы не принесут желаемого результата. Отлично выполненная работа позволит быстро находить требуемую документацию по видам, содержанию, благодаря скрупулёзной рассортировке данных. Экономия времени — это не единственный плюс от заказа разработки номенклатуры дел в Отделе по г. Гомелю и Гомельской области ООО «Бухгалтерские технологии». Даём гарантию, что после нашей работы будет порядок в:
- бухгалтерском учёте;
- работе договорного отдела;
- ведении деловых переписок с партнёрами;
- работе с обращениями граждан;
- делопроизводстве кадрового отдела.
Как только заключён договор об оказании услуги, компания приступает к работе.
Формировать перечень дел — обязанность профессионалов. Поэтому обращайтесь за разработкой номенклатуры дел в Отдел по г. Гомелю и Гомельской области ООО «Бухгалтерские технологии» и получайте:
- грамотную поддержку;
- экономию времени;
- помощь в работе делопроизводителей, секретарей.